Aplikasi Internal Tidak Harus Selalu Dibangun dari Nol

Aplikasi Internal Tidak Harus Selalu Dibangun dari Nol

Ketika perusahaan membutuhkan aplikasi internal baru, respons yang sering muncul adalah memulai proyek pengembangan dari awal. Tim kemudian menyusun requirement, menentukan fitur, membuat desain, memilih teknologi, dan mengembangkan seluruh fungsi yang dibutuhkan.

Pendekatan tersebut memang diperlukan dalam kondisi tertentu. Namun, tidak semua kebutuhan aplikasi perusahaan benar-benar harus dibangun dari nol.

Perusahaan mungkin sudah memiliki sistem keuangan, CRM, HRIS, inventory, atau aplikasi operasional lain yang masih berjalan dengan baik. Di sisi lain, banyak fungsi umum dalam sebuah aplikasi juga sudah tersedia melalui layanan atau komponen yang dapat diintegrasikan.

Karena itu, pertanyaan yang lebih tepat bukan hanya “bagaimana membuat aplikasi internal baru?”, tetapi juga “bagian mana yang sebenarnya perlu dibuat?”

Keputusan tersebut dapat berpengaruh langsung terhadap biaya pengembangan, waktu implementasi, maintenance, hingga kemampuan sistem mengikuti perubahan bisnis.

Tidak Semua Proses Bisnis Membutuhkan Sistem Baru

Setiap perusahaan memang memiliki cara kerja yang berbeda. Namun, tidak berarti seluruh fungsi di dalam aplikasi harus dibuat secara khusus.

Beberapa kebutuhan sebenarnya cukup umum. Misalnya autentikasi pengguna, pengiriman notifikasi, penyimpanan dokumen, pengelolaan data pelanggan, pembayaran, atau pembuatan laporan.

Jika fungsi tersebut sudah tersedia dalam sistem yang digunakan perusahaan, membuat versi baru hanya untuk aplikasi berikutnya dapat menambah pekerjaan yang sebenarnya tidak diperlukan.

Bayangkan perusahaan sudah memiliki sistem HR yang menyimpan data karyawan. Ketika perusahaan ingin membuat aplikasi persetujuan perjalanan dinas, data karyawan tidak harus dibuat dan dikelola kembali di aplikasi tersebut.

Aplikasi baru dapat mengambil informasi yang dibutuhkan dari sistem HR melalui integrasi.

Hasilnya, perusahaan dapat lebih fokus mengembangkan bagian yang benar-benar penting, seperti alur pengajuan, persetujuan, dan kebutuhan operasional yang spesifik.

Sistem yang Sudah Ada Bisa Menjadi Bagian dari Solusi

Pengembangan aplikasi internal tidak selalu berarti mengganti sistem lama.

Dalam banyak kasus, sistem yang sudah digunakan masih memiliki fungsi yang dibutuhkan perusahaan. Masalahnya mungkin hanya karena sistem tersebut belum terhubung dengan aplikasi lain.

Misalnya, tim penjualan menggunakan CRM, tim keuangan memiliki aplikasi sendiri, sedangkan operasional menggunakan sistem berbeda. Ketika perusahaan membutuhkan dashboard manajemen, membangun ulang semua fungsi dari ketiga sistem tersebut tentu bukan pilihan yang efisien.

Pendekatan yang lebih masuk akal adalah menghubungkan data yang dibutuhkan.

Di sinilah integrasi API dapat berperan. Secara sederhana, API memungkinkan aplikasi yang berbeda saling bertukar informasi tanpa harus menggabungkan seluruh sistem menjadi satu aplikasi besar.

Persoalan seperti ini juga sering kami temukan ketika mendampingi proses pengembangan, integrasi, maupun modernisasi sistem pada perusahaan.

Sering kali kebutuhan bisnis sebenarnya dapat diselesaikan bukan dengan mengganti seluruh teknologi, tetapi dengan membuat sistem yang sudah tersedia dapat bekerja lebih baik bersama-sama.

Custom Development Tetap Penting untuk Proses yang Unik

Memanfaatkan sistem yang sudah tersedia bukan berarti aplikasi custom tidak lagi diperlukan.

Justru pengembangan aplikasi custom menjadi lebih bernilai ketika difokuskan pada proses yang benar-benar menjadi karakteristik perusahaan.

Contohnya, sebuah perusahaan distribusi mungkin memiliki mekanisme persetujuan harga yang berbeda untuk setiap wilayah dan kategori pelanggan. Perusahaan manufaktur mungkin mempunyai alur produksi atau pencatatan kualitas yang tidak tersedia pada software umum.

Dalam kondisi seperti itu, memaksakan software siap pakai agar mengikuti seluruh proses bisnis dapat menjadi rumit.

Custom development memberikan perusahaan keleluasaan untuk merancang aplikasi berdasarkan kebutuhan tersebut.

Artinya, perusahaan tidak harus memilih secara mutlak antara membeli software atau membangun semuanya sendiri. Keduanya dapat digunakan secara bersamaan sesuai kebutuhan.

Pendekatan Hybrid Sering Lebih Masuk Akal

Pengembangan aplikasi modern semakin memungkinkan perusahaan menggunakan pendekatan hybrid.

Fungsi yang sudah memiliki solusi matang dapat menggunakan layanan atau sistem yang tersedia. Sementara itu, bagian yang berkaitan langsung dengan proses bisnis perusahaan dikembangkan secara khusus.

Sebagai contoh, sebuah aplikasi internal dapat menggunakan layanan autentikasi yang sudah tersedia, mengambil informasi pelanggan dari CRM, membaca transaksi dari sistem penjualan, tetapi tetap memiliki modul operasional custom yang dibangun sesuai kebutuhan perusahaan.

Dengan pendekatan seperti ini, tim pengembangan tidak perlu menghabiskan waktu membuat kembali setiap komponen.

Waktu tersebut dapat dialihkan untuk menyelesaikan masalah yang lebih penting bagi bisnis.

Pendekatan modular semacam ini juga dapat membantu ketika requirement berubah. Jika salah satu layanan perlu diganti atau diperbarui, perusahaan tidak selalu harus membangun ulang keseluruhan aplikasi.

Membangun Lebih Banyak Berarti Memelihara Lebih Banyak

Ada satu hal yang mudah terlewat ketika perusahaan merencanakan aplikasi baru: pekerjaan tidak berhenti ketika aplikasi selesai dibuat.

Setiap fitur yang dikembangkan sendiri juga harus dipelihara.

Ketika jumlah pengguna bertambah, sistem mungkin memerlukan peningkatan kapasitas. Ketika proses bisnis berubah, fitur perlu diperbarui. Ketika teknologi yang digunakan berkembang, beberapa bagian aplikasi mungkin perlu disesuaikan.

Bug juga perlu diperbaiki dan integrasi harus terus dipastikan berjalan.

Karena itu, keputusan membangun sebuah fungsi sebaiknya tidak hanya dilihat dari biaya pengembangan awal.

Perusahaan juga perlu mempertimbangkan total biaya kepemilikan sistem dalam jangka panjang, termasuk maintenance, pengembangan lanjutan, infrastruktur, dan kebutuhan tim yang mengelolanya.

Semakin banyak komponen yang dibuat sendiri, semakin besar pula tanggung jawab untuk menjaganya tetap berjalan.

Apa yang Perlu Dipertimbangkan Perusahaan?

Sebelum memutuskan membangun aplikasi internal dari nol, perusahaan dapat memulai dengan beberapa pertanyaan sederhana.

Apakah kebutuhan tersebut benar-benar unik bagi proses bisnis perusahaan? Apakah fungsi yang sama sebenarnya sudah tersedia pada sistem yang digunakan? Bisakah sistem tersebut dihubungkan melalui API? Bagian mana yang paling memberikan nilai jika dikembangkan secara custom?

Selain itu, pertimbangkan pula bagaimana aplikasi akan digunakan beberapa tahun ke depan.

Requirement hampir selalu berubah. Jumlah pengguna dapat meningkat, proses bisnis berkembang, dan aplikasi baru mungkin perlu terhubung dengan sistem lain.

Karena itu, keputusan teknologi sebaiknya tidak hanya menyelesaikan kebutuhan hari ini, tetapi juga memberikan ruang bagi perubahan berikutnya.

Fokus pada Solusi, Bukan Seberapa Banyak yang Dibangun

Aplikasi internal yang baik tidak dinilai dari seberapa banyak kode yang dibuat atau seberapa banyak fungsi yang dikembangkan sendiri.

Yang lebih penting adalah apakah sistem tersebut mampu mendukung proses bisnis secara efektif, mudah dipelihara, dapat terintegrasi, dan tetap fleksibel ketika kebutuhan perusahaan berubah.

Dalam beberapa kasus, membangun aplikasi custom secara menyeluruh memang menjadi pilihan terbaik. Namun, pada kondisi lain, menggabungkan sistem yang sudah tersedia dengan integrasi API dan pengembangan modul tertentu dapat menghasilkan solusi yang lebih sederhana dan efisien.

Pada akhirnya, tujuan pengembangan sistem bukanlah membangun sebanyak mungkin teknologi, tetapi memilih dan merakit teknologi yang paling tepat untuk kebutuhan bisnis.

Diskusikan Kebutuhan Sistem Anda bersama Rakit Sembada

Jika perusahaan Anda sedang mempertimbangkan pengembangan aplikasi internal, integrasi antarsistem, atau modernisasi aplikasi yang sudah berjalan, Rakit Sembada dapat membantu menentukan pendekatan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan kondisi sistem saat ini.