Aplikasi yang Jarang Dipakai Tetap Menyerap Anggaran: Kapan Perusahaan Perlu Menghentikannya?

Aplikasi yang Jarang Dipakai Tetap Menyerap Anggaran: Kapan Perusahaan Perlu Menghentikannya?

Perusahaan sudah menggunakan ERP baru selama dua tahun. Sebagian besar pencatatan penjualan dan persediaan telah berpindah, tetapi aplikasi lama tetap berjalan. Alasannya sederhana: sesekali masih ada pegawai yang membutuhkan laporan historis.

Setiap tahun, perusahaan masih membayar dukungan aplikasi tersebut. Tim IT juga menyediakan penyimpanan, menjalankan backup, dan menangani gangguan ketika sistem sulit diakses.

Situasi ini mudah dibiarkan karena pengeluarannya tersebar di beberapa pos anggaran. Padahal, perusahaan perlu menilai apakah manfaat yang tersisa masih sebanding dengan biaya dan perhatian yang dibutuhkan.

Evaluasi aplikasi perusahaan membantu menjawab pertanyaan tersebut. Namun, keputusan menghentikan sistem perlu melihat lebih jauh daripada jumlah pengguna yang membuka aplikasi.

Jarang Digunakan Belum Tentu Tidak Dibutuhkan

Aplikasi dengan sedikit pengguna bisa mendukung pekerjaan penting. Sistem pelaporan tahunan, misalnya, mungkin hanya digunakan pada periode tertentu. Menghentikannya tanpa memahami fungsi tersebut justru dapat menambah pekerjaan manual.

Sebaliknya, aplikasi yang dibuka setiap hari belum tentu masih diperlukan. Pegawai mungkin menggunakannya hanya karena prosedur lama belum diperbarui, sementara fungsi yang sama sudah tersedia di sistem lain.

Karena itu, frekuensi penggunaan perlu dibaca bersama konteks pekerjaan. Siapa yang memakai aplikasi? Untuk menyelesaikan proses apa? Apa akibatnya jika layanan tersebut tidak tersedia?

Microsoft menempatkan manfaat bisnis saat ini dan masa depan sebagai pertimbangan dalam memilih aplikasi yang layak dihentikan. Sistem dengan fungsi berulang atau nilai yang rendah menjadi kandidat evaluasi. 

Biaya Tetap Berjalan ketika Aktivitas Berkurang

Berkurangnya transaksi tidak otomatis mengurangi seluruh biaya aplikasi. Lisensi, dukungan vendor, penyimpanan, dan pemeliharaan tertentu dapat tetap berjalan.

Ada pula waktu tim IT yang terserap untuk memeriksa backup, memperbarui akses, atau membantu pengguna mencari data lama. Pekerjaan kecil ini mungkin tidak tercatat sebagai biaya khusus, tetapi tetap menggunakan kapasitas tim.

Bayangkan aplikasi laporan lama hanya dipakai untuk mengambil beberapa dokumen setiap bulan. Ketika aplikasi bermasalah, satu engineer harus menunda pekerjaan integrasi sistem baru untuk memperbaikinya.

Namun, penghematan juga perlu dihitung secara realistis. Jika aplikasi menggunakan server dan kontrak bersama, penghentiannya belum tentu langsung mengurangi tagihan. Perusahaan perlu membedakan biaya yang benar-benar dapat dihentikan dari kapasitas yang hanya menjadi lebih longgar.

Kenali Fungsi yang Sudah Berpindah

Tanda aplikasi mulai kehilangan relevansi sering terlihat dari perubahan proses bisnis.

Pencatatan utama sudah dilakukan di ERP. Persetujuan sudah berpindah ke aplikasi internal baru. Laporan manajemen juga mengambil data dari sumber lain. Sistem lama akhirnya hanya menyimpan salinan atau menyediakan tampilan yang sudah dikenal pengguna.

Dalam kondisi tersebut, tanyakan bagian mana yang masih memberikan manfaat. Mungkin perusahaan hanya membutuhkan akses terhadap transaksi historis atau satu jenis laporan.

Kebutuhan yang tersisa tidak selalu mengharuskan seluruh aplikasi dipertahankan. Alternatifnya dapat berupa arsip yang mudah dicari, pemindahan laporan, atau penambahan fungsi terbatas pada sistem yang masih aktif.

Persoalan seperti ini juga sering kami temukan ketika mendampingi proses pengembangan, integrasi, maupun modernisasi sistem pada perusahaan.

Pemeriksaan ini membantu perusahaan menghindari pemeliharaan satu sistem penuh hanya untuk mempertahankan fungsi yang sebenarnya bisa ditangani dengan cara lebih sederhana.

Periksa Hubungan dengan Sistem Lain

Aplikasi yang jarang dibuka manusia bisa tetap bekerja di belakang layar. Sistem lain mungkin mengambil data melalui API, membaca database, atau menerima file otomatis darinya.

Sebagai contoh, aplikasi penjualan lama masih mengirim rekap pelanggan ke dashboard manajemen setiap malam. Pengguna dashboard tidak mengetahui sumber tersebut karena mereka tidak pernah membuka aplikasi asal.

Jika sistem lama langsung dinonaktifkan, laporan dapat berhenti diperbarui tanpa gangguan yang segera terlihat.

AWS menekankan pentingnya memahami ketergantungan sebelum menghentikan aplikasi, termasuk koneksi dari sistem lain dan proses pertukaran file. Pemeriksaan penggunaan oleh pegawai saja belum cukup.

Ketergantungan yang ditemukan perlu memiliki penyelesaian: dipindahkan, diganti, atau dihentikan bersama proses bisnisnya. Setiap keputusan harus melibatkan pihak yang menggunakan hasilnya.

Pilih Tindakan Berdasarkan Manfaat yang Tersisa

Hasil evaluasi dapat mengarah pada beberapa pilihan.

Mempertahankan aplikasi masuk akal jika fungsi pentingnya masih dibutuhkan dan belum tersedia pengganti yang layak. Perusahaan tetap perlu menentukan pemilik serta jadwal evaluasi berikutnya.

Menggabungkan fungsi dapat dipilih ketika sebagian kebutuhan sudah dipenuhi sistem lain. Fokusnya adalah memindahkan fungsi yang tersisa tanpa menciptakan pencatatan ganda.

Menghentikan aplikasi layak dilakukan ketika kebutuhan telah berakhir atau seluruh fungsi pentingnya sudah memiliki pengganti yang teruji.

Bandingkan pula biaya perpindahan dengan penghematan yang realistis. Jangan sampai proyek pengganti menjadi lebih besar daripada manfaatnya hanya karena perusahaan ingin segera menutup sistem lama.

Apa yang Perlu Dipertimbangkan Perusahaan?

Sebelum penghentian dilakukan, pastikan beberapa hal berikut sudah jelas:

• Penanggung jawab keputusan. Libatkan pemilik proses bisnis, tim IT, dan pihak yang menyetujui anggaran.
• Data yang harus tersedia. Tentukan informasi yang perlu disimpan, lama penyimpanan, dan siapa yang berhak mengaksesnya.
• Fungsi serta integrasi pengganti. Uji dengan pekerjaan nyata sebelum penggunaan aplikasi lama berakhir.
• Jadwal transisi. Informasikan kepada pengguna dan sediakan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan yang masih berjalan.
• Pengeluaran yang berakhir. Periksa pembatalan langganan, dukungan vendor, dan sumber daya khusus aplikasi.

Arsip juga harus dapat digunakan. File yang berhasil diekspor belum tentu cukup jika hubungan transaksi, lampiran, atau cara pencariannya hilang. AWS memasukkan pengarsipan database dan pemenuhan kebijakan penyimpanan data sebagai bagian dari penghentian sistem yang terencana.

Kesimpulan

Aplikasi perlu dipertahankan karena manfaatnya masih jelas. Ketika fungsi berkurang, biaya terus berjalan, dan kebutuhan sudah dipenuhi sistem lain, perusahaan memiliki alasan kuat untuk mengevaluasi penghentiannya.

Keputusan yang baik mencakup kelanjutan proses bisnis, akses data, dan penyelesaian ketergantungan. Dengan begitu, pengurangan aplikasi dapat membebaskan anggaran serta kapasitas tim tanpa meninggalkan pekerjaan yang terputus.

Rakit Sembada membantu mengevaluasi aplikasi internal, memetakan integrasi, dan merencanakan konsolidasi maupun modernisasi sistem sesuai kebutuhan perusahaan.