Menyesuaikan ERP dengan Semua Kebiasaan Kerja Bisa Membuat Implementasi Membengkak

Menyesuaikan ERP dengan Semua Kebiasaan Kerja Bisa Membuat Implementasi Membengkak

Dalam rapat implementasi ERP, bagian pembelian meminta formulir yang sama dengan dokumen lama. Tim gudang ingin mempertahankan urutan pencatatan yang sudah digunakan bertahun-tahun. Sementara itu, bagian keuangan mengajukan beberapa tahapan persetujuan tambahan.

Masing-masing permintaan terdengar masuk akal. Pegawai ingin tetap nyaman bekerja dan menghindari kesalahan saat berpindah sistem. Namun, ketika seluruh kebiasaan harus dipertahankan, daftar penyesuaian terus bertambah.

Akibatnya, biaya implementasi ERP meningkat, pengujian meluas, dan jadwal penggunaan mundur. Perusahaan perlu memilah kebutuhan bisnis yang memang penting serta cara kerja lama yang masih dapat diperbaiki.

Kebiasaan Kerja Belum Tentu Menjadi Kebutuhan Sistem

ERP membantu menghubungkan proses seperti pembelian, persediaan, penjualan, dan keuangan. Penerapannya menjadi kesempatan untuk meninjau bagaimana pekerjaan berlangsung antarbagian.

Sayangnya, pembahasan kebutuhan sering dimulai dari permintaan agar sistem baru mengikuti aplikasi lama. Alasan di balik prosedurnya justru belum diperiksa.

Sebagai contoh, perusahaan distribusi memiliki empat tahap persetujuan pembelian. Dua tahap memeriksa anggaran dan kewenangan transaksi. Dua tahap lainnya hanya meneruskan dokumen karena dahulu informasi sulit dibagikan.

Ketika ERP sudah menyediakan akses informasi dan pencatatan persetujuan, sebagian langkah mungkin dapat disederhanakan. Mempertahankan semuanya bisa menambah waktu tunggu tanpa memperkuat pengendalian.

Pertanyaan yang perlu diajukan adalah: tujuan apa yang dilindungi oleh setiap langkah? Jawabannya membantu perusahaan mempertahankan kontrol penting sekaligus mengurangi pekerjaan berulang.

Periksa Konfigurasi Sebelum Meminta Kustomisasi

Tidak setiap penyesuaian ERP membutuhkan pengembangan khusus. Sebagian kebutuhan dapat dipenuhi melalui konfigurasi, yaitu pengaturan yang sudah tersedia dalam produk.

Contohnya meliputi batas nominal persetujuan, pembagian akses, atau pengaturan lokasi gudang, bergantung pada kemampuan ERP yang dipilih.

Kustomisasi melibatkan pengembangan tambahan atau perubahan yang lebih jauh. Pilihan ini dapat diperlukan, tetapi membawa tanggung jawab pengujian dan pemeliharaan.

Microsoft menyarankan evaluasi kemampuan standar terlebih dahulu melalui pendekatan fit-to-standard. Setelah itu, perusahaan mengidentifikasi kesenjangan kebutuhan melalui fit-gap analysis. Dengan urutan tersebut, keputusan pengembangan memiliki dasar yang lebih jelas.

Dalam praktiknya, mintalah demonstrasi menggunakan contoh pekerjaan nyata. Permintaan “alur persetujuan harus sama seperti sekarang” akan lebih mudah dinilai ketika tim melihat bagaimana transaksi tersebut diproses oleh fitur standar.

Biaya Satu Perubahan Bisa Menjalar ke Banyak Bagian

Permintaan menambah satu aturan transaksi mungkin terlihat sederhana. Namun, aturan tersebut dapat memengaruhi laporan, perhitungan stok, pembatasan akses, dan pertukaran data dengan aplikasi lain.

Misalnya, perusahaan meminta status tambahan untuk barang yang sudah diterima tetapi belum boleh digunakan. Tim harus memastikan pengaruhnya terhadap stok tersedia, pemesanan berikutnya, laporan persediaan, dan pencatatan keuangan.

Pengujian pun perlu mencakup pembatalan, koreksi, serta transaksi yang sudah berjalan. Dokumentasi dan materi pelatihan harus mengikuti perubahan tersebut.

Persoalan seperti ini juga sering kami temukan ketika mendampingi proses pengembangan, integrasi, maupun modernisasi sistem pada perusahaan.

Karena itu, estimasi kustomisasi ERP perlu mencakup seluruh proses yang terdampak. Persetujuan berdasarkan tampilan atau jumlah kolom tambahan saja berisiko mengecilkan pekerjaan sebenarnya.

Beban Penyesuaian Berlanjut Setelah Sistem Digunakan

Setelah ERP berjalan, perusahaan masih perlu memperbaiki gangguan, memperbarui sistem, dan menyesuaikan proses bisnis. Fungsi khusus ikut menjadi bagian yang harus dijaga.

Ketika versi ERP diperbarui, tim perlu memeriksa apakah penyesuaian tetap berfungsi. Semakin banyak perubahan yang bergantung pada struktur internal produk, semakin besar kemungkinan pekerjaan pemeriksaan dan penyesuaian ulang.

SAP melalui pendekatan clean core menekankan pentingnya menjaga sistem inti tetap mudah diperbarui, sambil menyediakan pengembangan tambahan melalui mekanisme yang sesuai. Prinsip ini membantu membatasi kompleksitas pemeliharaan. 

Aplikasi pendamping yang terintegrasi dapat menjadi pilihan untuk proses tertentu. Namun, pilihan tersebut juga membutuhkan pengelolaan akses, pertukaran data, dan dukungan operasional. Kelayakannya tetap harus dibandingkan dengan alternatif lain.

Kustomisasi Tetap Layak untuk Kebutuhan yang Penting

Mengurangi penyesuaian bukan berarti memaksa seluruh perusahaan mengikuti fitur standar. Ada proses khusus yang memang memberikan nilai atau menjaga operasional.

Contohnya adalah perhitungan harga berdasarkan kombinasi mutu bahan dan kontrak pelanggan, atau pemeriksaan produksi dengan ketentuan khusus yang belum didukung ERP.

Dalam kondisi tersebut, pengembangan tambahan dapat dibenarkan jika manfaatnya jelas. Perusahaan perlu mengetahui pengguna yang membutuhkan, frekuensi pemakaian, serta konsekuensi jika kebutuhan itu tidak dipenuhi.

Alasan “selama ini selalu begitu” perlu dilengkapi bukti operasional. Sebaliknya, proses yang terbukti menjaga ketepatan transaksi tidak seharusnya dihapus hanya demi menghindari pengembangan.

Apa yang Perlu Dipertimbangkan Perusahaan?

Sebelum menyetujui penyesuaian, gunakan beberapa pertanyaan berikut sebagai dasar bersama:

• Apa masalah yang diselesaikan? Jelaskan hambatan kerja dan dampaknya, bukan hanya fitur yang diinginkan.
• Apakah fitur standar sudah diuji? Gunakan contoh transaksi, termasuk kondisi pengecualian.
• Adakah alternatif yang lebih sederhana? Pertimbangkan konfigurasi, perbaikan prosedur, atau pengembangan tambahan.
• Bagian mana yang ikut terdampak? Periksa laporan, integrasi, akses pengguna, serta pekerjaan divisi lain.
• Siapa yang memeliharanya? Pastikan tanggung jawab, dokumentasi, dan dukungan setelah implementasi jelas.

Setiap keputusan sebaiknya dicatat bersama alasannya. Permintaan baru selama proyek juga perlu dinilai dampaknya terhadap biaya dan jadwal sebelum disetujui. Dengan begitu, ruang lingkup berkembang secara terkendali.

Kesimpulan

Implementasi ERP akan lebih terarah ketika perusahaan mampu membedakan tujuan bisnis dari kebiasaan pelaksanaannya. Kustomisasi perlu dipilih berdasarkan manfaat yang dapat dijelaskan, disertai pemahaman terhadap biaya pengembangan dan pemeliharaannya.

Sistem yang sesuai kebutuhan memberi ruang bagi proses penting sekaligus membantu perusahaan meninggalkan langkah yang tidak lagi diperlukan.

Rakit Sembada membantu perusahaan memetakan proses bisnis, mengevaluasi kebutuhan pengembangan aplikasi custom, serta merancang integrasi dengan sistem yang sudah digunakan.