Terlalu Banyak Sistem Bisa Membuat Data Perusahaan Sulit Disinkronkan

Terlalu Banyak Sistem Bisa Membuat Data Perusahaan Sulit Disinkronkan

Perusahaan biasanya tidak langsung memiliki banyak sistem sejak awal. Sebuah aplikasi sering ditambahkan karena ada kebutuhan tertentu. Tim penjualan menggunakan CRM, bagian keuangan memakai aplikasi akuntansi, tim operasional memiliki sistem internal, sementara manajemen menggunakan dashboard untuk melihat laporan.

Masing-masing aplikasi dapat bekerja dengan baik. Masalah mulai terlihat ketika data dari satu sistem harus digunakan oleh sistem lainnya.

Perubahan alamat pelanggan sudah tercatat di CRM, tetapi belum berubah pada sistem penagihan. Stok di aplikasi gudang menunjukkan angka berbeda dengan sistem penjualan. Status pembayaran sudah selesai di sistem keuangan, tetapi pada aplikasi operasional masih tercatat sebagai belum dibayar.

Situasi seperti ini menunjukkan bahwa memiliki banyak aplikasi bukan selalu masalah. Tantangan sebenarnya adalah memastikan setiap sistem dapat bertukar data secara konsisten.

Banyak Sistem Dapat Menciptakan Banyak Versi Data

Ketika perusahaan berkembang, penggunaan aplikasi baru hampir tidak dapat dihindari. Setiap divisi membutuhkan alat yang sesuai dengan proses kerjanya.

Namun, tanpa integrasi sistem yang baik, satu informasi dapat tersimpan di beberapa tempat sekaligus.

Bayangkan sebuah perusahaan memiliki data pelanggan pada CRM, aplikasi penjualan, sistem keuangan, dan aplikasi layanan pelanggan. Jika setiap sistem menyimpan dan memperbarui datanya sendiri, perusahaan dapat memiliki empat versi informasi untuk pelanggan yang sama.

IBM menjelaskan bahwa kondisi data yang terisolasi seperti ini dapat menciptakan data silo, yaitu ketika informasi sulit digunakan atau dibagikan antarsistem dan antarbagian organisasi.

Dampaknya mungkin tidak langsung terlihat. Namun, semakin banyak transaksi dan pengguna, semakin besar pula kemungkinan munculnya data yang tidak konsisten.

Sinkronisasi Data Menjadi Masalah Operasional

Data yang tidak sinkron bukan hanya persoalan tim IT.

Dalam operasional sehari-hari, perbedaan data dapat membuat pekerjaan menjadi lebih lambat. Tim harus melakukan pengecekan ulang, membandingkan beberapa aplikasi, atau bertanya kepada divisi lain sebelum menggunakan sebuah informasi.

Misalnya, tim sales mencatat pesanan baru. Informasi tersebut kemudian harus dimasukkan kembali ke sistem gudang dan aplikasi keuangan.

Jika prosesnya masih manual, ada peluang data terlambat dimasukkan atau terjadi kesalahan pengetikan. Pada skala kecil, masalah ini mungkin masih mudah ditangani. Ketika transaksi bertambah, pekerjaan manual tersebut semakin sulit dipertahankan.

AWS juga menempatkan integrasi aplikasi perusahaan sebagai salah satu cara untuk mendukung sinkronisasi data dan otomatisasi proses bisnis antaraplikasi.

Dengan kata lain, integrasi bukan hanya membuat aplikasi dapat “berkomunikasi”, tetapi juga dapat mengurangi pekerjaan berulang yang sebelumnya dilakukan oleh manusia.

Laporan Bisa Menunjukkan Angka yang Berbeda

Masalah lain muncul ketika data dari beberapa sistem digunakan untuk membuat laporan.

Tim penjualan mungkin melihat nilai transaksi berdasarkan CRM. Sementara itu, bagian keuangan menggunakan data dari aplikasi akuntansi. Jika proses pembaruan kedua sistem berbeda, laporan yang dihasilkan juga dapat menunjukkan angka berbeda.

Manajemen kemudian harus mencari tahu laporan mana yang paling tepat sebelum mengambil keputusan.

Persoalan seperti ini juga sering kami temukan ketika mendampingi proses pengembangan, integrasi, maupun modernisasi sistem pada perusahaan.

Pada titik tertentu, perusahaan membutuhkan kejelasan mengenai sistem mana yang menjadi sumber utama untuk jenis data tertentu. Dengan demikian, aplikasi lain tidak membuat versi informasi yang berbeda tanpa aturan yang jelas.

Sistem Lama Tidak Selalu Harus Diganti

Ketika menemukan banyak aplikasi yang tidak terhubung, perusahaan terkadang langsung mempertimbangkan untuk mengganti seluruh sistem.

Padahal, langkah tersebut belum tentu diperlukan.

Sistem legacy yang masih menjalankan fungsi bisnis dengan baik dapat tetap digunakan selama masih memungkinkan untuk diintegrasikan dengan aplikasi lain.

Salah satu pendekatan yang umum digunakan adalah integrasi API. Secara sederhana, API memungkinkan dua aplikasi bertukar informasi tanpa pengguna harus memindahkan data secara manual.

Contohnya, ketika transaksi selesai di aplikasi penjualan, informasi tersebut dapat otomatis diteruskan ke sistem keuangan. Ketika data pelanggan diperbarui di CRM, aplikasi layanan pelanggan dapat memperoleh informasi terbaru dari sumber yang sama.

Pendekatan seperti ini memungkinkan perusahaan memperbaiki aliran data tanpa harus membangun ulang semua aplikasi dari awal.

Integrasi Tidak Harus Dilakukan Sekaligus

Perusahaan yang memiliki banyak sistem juga tidak perlu menghubungkan semuanya dalam satu proyek besar.

Prioritas dapat dimulai dari proses yang paling sering menimbulkan masalah.

Misalnya, perusahaan dapat terlebih dahulu menghubungkan aplikasi penjualan dengan sistem inventory karena tim masih sering mencocokkan stok secara manual. Setelah itu, integrasi dapat dilanjutkan ke sistem keuangan atau aplikasi lainnya.

Pendekatan bertahap membuat kebutuhan lebih mudah dipahami dan risiko perubahan dapat dikendalikan.

Hal ini juga penting dari sisi biaya. Mengintegrasikan semua sistem sekaligus membutuhkan waktu pengembangan, pengujian, serta koordinasi yang lebih besar. Fokus pada kebutuhan bisnis yang paling penting biasanya memberikan hasil yang lebih cepat terlihat.

Apa yang Perlu Dipertimbangkan Perusahaan?

Sebelum menambah aplikasi baru atau memulai proyek integrasi, ada beberapa hal yang layak diperhatikan.

Pertama, tentukan data penting dan sistem yang menjadi sumber utamanya. Data pelanggan, transaksi, produk, stok, dan informasi karyawan sebaiknya memiliki sumber yang jelas.

Kedua, perhatikan aliran proses bisnis. Jangan hanya melihat aplikasi secara terpisah. Lihat bagaimana informasi berpindah dari satu divisi ke divisi lain.

Ketiga, evaluasi pekerjaan manual yang sebenarnya dapat diotomatisasi. Jika tim masih sering menyalin data dari satu aplikasi ke aplikasi lain, kemungkinan terdapat peluang integrasi.

Keempat, pertimbangkan kebutuhan beberapa tahun ke depan. Sistem yang dibangun hari ini sebaiknya tetap memungkinkan untuk terhubung dengan aplikasi baru ketika kebutuhan bisnis berubah.

Terakhir, jangan memilih teknologi hanya karena sedang populer. Bentuk integrasi yang tepat sangat bergantung pada kondisi sistem, volume data, kebutuhan operasional, serta kemampuan perusahaan untuk melakukan maintenance setelah sistem berjalan.

Sistem yang Banyak Tidak Harus Menjadi Masalah

Perusahaan dapat menggunakan banyak aplikasi selama setiap sistem memiliki peran yang jelas dan dapat bertukar data dengan baik.

Masalah biasanya muncul ketika aplikasi berkembang secara terpisah tanpa perencanaan integrasi. Data mulai terduplikasi, proses manual bertambah, dan laporan menjadi semakin sulit diselaraskan.

Karena itu, tujuan integrasi sistem bukan sekadar menghubungkan sebanyak mungkin aplikasi. Yang lebih penting adalah memastikan informasi dapat bergerak secara konsisten dan mendukung proses bisnis perusahaan.

Dengan arsitektur dan integrasi yang tepat, perusahaan dapat mempertahankan sistem yang masih relevan sekaligus membangun fondasi teknologi yang lebih mudah dikembangkan ketika bisnis terus bertumbuh.

Diskusikan Kebutuhan Integrasi Sistem Anda

Rakit Sembada membantu perusahaan dalam System & API Integration, pengembangan sistem perusahaan, IT Architecture Design, pengembangan aplikasi custom, serta Legacy System Transformation.

Jika perusahaan Anda mulai menghadapi data yang tersebar atau aplikasi yang sulit terhubung, kebutuhan tersebut dapat dievaluasi terlebih dahulu untuk menentukan pendekatan integrasi yang paling sesuai.